Suche

Krankenhaus-Controlling mit Power BI: Kennzahlen, Datenquellen, Dashboards

Welche Kennzahlen Finanz- und Medizincontrolling im Krankenhaus steuern, aus welchen Quellen sie kommen, wie gute Dashboards für Geschäftsführung, Fachabteilungen und Stationen aussehen und wie die Einführung gelingt.

Foto: Michael DeinhardGeschäftsführer, Berater und Trainer

Veröffentlicht am 5 Min. Lesezeit

Kurze Antwort

Krankenhaus-Controlling mit Power BI heißt, die zentralen Steuerungskennzahlen – Fallzahl, Casemix, Verweildauer, Belegung, Erlöse, Personal- und Sachkosten – automatisch aus KIS, Abrechnung, ERP und Dienstplan zusammenzuführen und in Dashboards für Geschäftsführung, Fachabteilungen und Stationen bereitzustellen. Statt monatlicher Excel-Berichte entsteht eine gemeinsame, täglich aktualisierte Datenbasis mit einheitlich definierten Kennzahlen und Berechtigungen bis auf Ebene der Fachabteilung.

Stand: November 2026

Das Wichtigste in Kürze

  • Erfolgreiche Controlling-Dashboards beginnen mit wenigen, verbindlich definierten Kennzahlen – nicht mit möglichst vielen Diagrammen.
  • Die wichtigsten Datenquellen liegen in jedem Haus vor: KIS, § 21-Datensatz, § 301-Abrechnung, Finanzbuchhaltung und Dienstplan.
  • Jede Zielgruppe braucht ihre eigene Sicht: Monatsbericht für die Geschäftsführung, Cockpit für die Fachabteilung, Tagesboard für das Belegungsmanagement.
  • Sicherheit auf Zeilenebene sorgt dafür, dass jede Führungskraft nur ihren Bereich sieht.
  • Die Krankenhausreform mit Leistungsgruppen erhöht den Bedarf an belastbaren Leistungs- und Strukturdaten.

Welche Kennzahlen braucht das Krankenhaus-Controlling?

Kurze Antwort

Kennzahlen zu Leistung, Erlösen, Kosten, Belegung, Qualität und Personal. Entscheidend ist, dass jede Kennzahl einmal verbindlich definiert und überall gleich berechnet wird.

Bereich Kennzahl Was sie zeigt
Leistung Fallzahl (stationär, teilstationär, ambulant) Entwicklung der Leistungsmenge je Fachabteilung
Erlöse Casemix (Summe der effektiven Bewertungsrelationen) und Casemix-Index (Casemix je Fall) Umfang und Schweregrad der Leistungen, Grundlage der DRG-Erlöse
Erlöse Erlöse je Fachabteilung, Zusatzentgelte, Pflegebudget Erlösstruktur und Abweichungen vom Budget
Verweildauer Verweildauer im Vergleich zur mittleren Verweildauer des DRG-Katalogs, Anteil der Kurz- und Langlieger Prozessqualität und Erlösrisiken durch Abschläge
Belegung Belegung, Auslastung, Betten- und Intensivkapazität Kapazitätssteuerung, Engpässe
Kosten Personalkosten je Fall, Sachkosten je Fall, Kosten je Fachabteilung Wirtschaftlichkeit, Vergleich mit Kalkulationsdaten
Abrechnung Prüfquote und Ergebnisse der Prüfungen durch den Medizinischen Dienst, offene Rechnungen Erlössicherung und Liquidität
Personal Erfüllung der Pflegepersonaluntergrenzen, Pflegepersonalbemessung (PPR 2.0), Ausfallquote Personalausstattung und gesetzliche Vorgaben
Qualität Wiederaufnahmen, Komplikationen, Qualitätsindikatoren Ergebnisqualität, Hinweise für das Qualitätsmanagement

Für jede Kennzahl sollte festgelegt sein: Definition, Datenquelle, Stand (vorläufig oder abgerechnet), Verantwortliche und Zielwert. Diese Kennzahlensteckbriefe sind die wichtigste Grundlage jedes Controlling-Dashboards – und verhindern Diskussionen darüber, welche Zahl „die richtige“ ist.

Aus welchen Quellen kommen die Daten?

Kurze Antwort

Aus dem KIS, den standardisierten Datensätzen nach § 21 KHEntgG und § 301 SGB V, dem ERP mit Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, dem Dienstplan und den Prüfverfahren des Medizinischen Dienstes.

Quelle Inhalt Aktualität
Krankenhausinformationssystem (KIS) Aufnahmen, Verlegungen, Entlassungen, Diagnosen, Prozeduren, Betten täglich bis mehrmals täglich
Datensatz nach § 21 KHEntgG Standardisierte Fall- und Strukturdaten für das InEK jährlich, bei Bedarf unterjährig erzeugt
Abrechnung nach § 301 SGB V Rechnungen, Kostenzusagen, Datenaustausch mit den Krankenkassen laufend
ERP, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung Erlöse, Personal- und Sachkosten, Kostenstellen monatlich
Dienstplan und Personalwirtschaft Stellen, Einsätze, Ausfälle, Pflegepersonal je Schicht täglich
Prüfverfahren des Medizinischen Dienstes Prüfaufträge, Ergebnisse, Erlöskürzungen laufend

Statt Power BI direkt an jedes Produktivsystem anzubinden, werden die Daten in einem Data Warehouse oder Lakehouse zusammengeführt, bereinigt und historisiert. Das schont die Quellsysteme, macht Kennzahlen nachvollziehbar und erlaubt Vergleiche über Jahre. Wie eine moderne Plattform dafür aussehen kann, zeigt der Artikel Microsoft Fabric im Krankenhaus.

Welche Dashboards brauchen welche Zielgruppen?

Kurze Antwort

Mindestens drei: einen Monatsbericht für die Geschäftsführung, ein Cockpit für jede Fachabteilung und ein tägliches Board für Belegungsmanagement und Pflege.

Dashboard Zielgruppe Inhalt Aktualisierung
Geschäftsführungsbericht Geschäftsführung, Aufsichtsgremien Leistung, Erlöse und Kosten gegen Budget und Vorjahr, Hochrechnung, Liquidität monatlich, vorläufige Werte wöchentlich
Fachabteilungscockpit Chefärztinnen und Chefärzte, Abteilungsleitungen Fälle, Casemix, Verweildauer, Erlöse, Prüfergebnisse der eigenen Abteilung täglich bis wöchentlich
Belegungsboard Belegungsmanagement, Pflegedirektion, Stationsleitungen Belegung, freie Betten, geplante Aufnahmen und Entlassungen, Personal je Schicht mehrmals täglich
Erlössicherung Medizincontrolling, Patientenabrechnung Kodierstand, offene Fälle, Prüfquote und Ergebnisse des Medizinischen Dienstes täglich

Gute Controlling-Dashboards zeigen auf der ersten Seite nur wenige Kennzahlen mit Abweichung und Trend, erlauben den Sprung bis auf die Fachabteilung und den einzelnen Fall (für Berechtigte) und weisen aus, auf welchem Datenstand jede Zahl beruht.

Was ändert die Krankenhausreform?

Kurze Antwort

Mit der Zuordnung von Leistungen zu Leistungsgruppen und der Vorhaltefinanzierung nach dem Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG) brauchen Krankenhäuser belastbare Auswertungen ihrer Leistungen, Fallzahlen und Strukturdaten je Leistungsgruppe.

Für das Controlling heißt das: Leistungen müssen nicht mehr nur nach DRG und Fachabteilung, sondern auch nach Leistungsgruppen ausgewertet und mit Mindestvorgaben und Planungsannahmen verglichen werden. Ein Datenmodell, das Fälle, Leistungsgruppen, Standorte und Personal verbindet, wird damit zur Grundlage der strategischen Planung.

Wie gelingt die Einführung in sechs Schritten?

  1. Ziele und Zielgruppen festlegen: Welche Entscheidungen sollen besser werden – Budgetsteuerung, Belegung, Erlössicherung?
  2. Kennzahlensteckbriefe abstimmen: Definition, Quelle, Stand und Verantwortliche für 15 bis 25 Kernkennzahlen gemeinsam mit Controlling, Medizincontrolling und Pflege.
  3. Daten bereitstellen: Quellen anbinden, in einem Data Warehouse oder Lakehouse zusammenführen, Datenqualität prüfen.
  4. Datenmodell und erstes Dashboard bauen: Ein gemeinsames semantisches Modell, darauf der Geschäftsführungsbericht oder das Fachabteilungscockpit.
  5. Berechtigungen und Datenschutz umsetzen: Rollen, Sicherheit auf Zeilenebene, Pseudonymisierung, Einbindung der Datenschutzbeauftragten.
  6. Schulen und betreiben: Power-User in Controlling und Fachbereichen ausbilden, Verantwortliche je Bericht benennen, Feedback regelmäßig einarbeiten.

Was die Lizenzen kosten und welche Rolle welche Lizenz braucht, erklärt der Artikel Power BI Lizenzen und Kosten. Einen Überblick über weitere Einsatzfelder von der Bettenbelegung bis zum Qualitätsmanagement gibt der Artikel Power BI im Krankenhaus.

Typische Stolperfallen

  • Zu viele Kennzahlen auf einmal: Dashboards mit 80 Kennzahlen werden nicht genutzt. Besser mit dem beginnen, was in der Monatsbesprechung wirklich entschieden wird.
  • Unterschiedliche Definitionen: Wenn Controlling, Medizincontrolling und Pflege die Verweildauer unterschiedlich rechnen, verliert jedes Dashboard Vertrauen.
  • Vorläufige und abgerechnete Werte vermischt: Casemix vor und nach Kodierung muss klar gekennzeichnet sein.
  • Direkter Zugriff auf das KIS: belastet das Produktivsystem und macht Auswertungen von dessen Struktur abhängig.
  • Keine Verantwortlichen: Jeder Bericht braucht eine Person, die Inhalte, Qualität und Weiterentwicklung verantwortet.

Fazit

Power BI macht das Krankenhaus-Controlling schneller, transparenter und weniger abhängig von manuellen Excel-Berichten. Den Unterschied machen nicht die Diagramme, sondern abgestimmte Kennzahlen, eine verlässliche Datenbasis und klare Berechtigungen. Wer mit einem Geschäftsführungsbericht oder einem Fachabteilungscockpit beginnt und das Controlling-Team gezielt schult, legt die Grundlage für die Steuerung nach Leistungsgruppen und für Prognosen, wie sie der Artikel Predictive Analytics im Krankenhaus beschreibt.

Bei Konzeption, Datenmodell und Einführung unterstützt Sie unsere Power BI Beratung.

Quellen

  1. § 21 Krankenhausentgeltgesetz (KHEntgG). Bundesministerium der Justiz.
  2. § 301 SGB V – Krankenhäuser. Bundesministerium der Justiz.
  3. § 275c SGB V – Prüfung bei Krankenhausbehandlung durch den Medizinischen Dienst. Bundesministerium der Justiz.
  4. Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK). Fallpauschalen-Katalog und Kalkulation.
  5. Power BI – Preise. Microsoft, abgerufen am 02.11.2026.

Passende Schulungen

Vertiefen Sie das Thema mit Ihrem Team – im offenen Seminar oder als Inhouse-Schulung.

Häufige Fragen

Welche Kennzahlen sind im Krankenhaus-Controlling am wichtigsten?

Fallzahl, Casemix und Casemix-Index, Verweildauer im Vergleich zur mittleren Verweildauer des DRG-Katalogs, Belegung und Auslastung, Erlöse je Fachabteilung, Personal- und Sachkosten je Fall sowie die Ergebnisse der Prüfungen durch den Medizinischen Dienst. Hinzu kommen Kennzahlen zur Pflegepersonalausstattung.

Woher kommen die Daten für ein Controlling-Dashboard?

Aus dem Krankenhausinformationssystem (Fälle, Diagnosen, Prozeduren, Bewegungen), dem Datensatz nach § 21 KHEntgG, den Abrechnungsdaten nach § 301 SGB V, der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung im ERP, dem Dienstplan sowie den Prüfverfahren des Medizinischen Dienstes. Sie werden am besten in einem Data Warehouse oder Lakehouse zusammengeführt.

Kann Power BI das bestehende Controlling-System ersetzen?

Meist nicht vollständig. Power BI ersetzt vor allem manuelle Excel-Berichte und schafft eine gemeinsame Sicht auf Daten aus mehreren Systemen. Spezialisierte Systeme für Kostenträgerrechnung oder DRG-Simulation bleiben häufig bestehen und liefern ihre Ergebnisse als Datenquelle.

Wie aktuell sind die Kennzahlen in Power BI?

So aktuell wie die Datenquellen. Belegung und Aufnahmen lassen sich täglich oder mehrmals täglich aktualisieren, abrechnungsrelevante Kennzahlen wie Casemix sind erst nach Kodierung und Entlassung belastbar. Gute Dashboards zeigen deshalb an, auf welchem Stand jede Kennzahl ist.

Wie lange dauert die Einführung eines Controlling-Dashboards?

Ein erstes Dashboard mit abgestimmten Kennzahlen ist in vielen Häusern in sechs bis zwölf Wochen produktiv, wenn die Daten zugänglich sind. Der Aufbau einer umfassenden Datenplattform für alle Bereiche dauert länger und erfolgt schrittweise.

Wer darf im Krankenhaus welche Controlling-Daten sehen?

Das regelt ein Berechtigungskonzept. In Power BI setzt man es mit Rollen und Sicherheit auf Zeilenebene um: Chefärztinnen und Chefärzte sehen ihre Fachabteilung, die Geschäftsführung das ganze Haus. Patientenbezogene Daten werden für Steuerungsberichte in der Regel nur zusammengefasst oder pseudonymisiert genutzt.

Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen.

Unverbindliches Erstgespräch zu Beratung, Projekt oder Schulung.

Gespräch anfrageninfo@digitalhealthexperts.de