Microsoft Copilot im Krankenhaus: 12 Einsatzmöglichkeiten, Datenschutz und Einführung

Kurze Antwort

Microsoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot) ist der KI-Assistent in Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint. Im Krankenhaus entlastet er vor allem Verwaltung, Qualitätsmanagement, Controlling, Personal und IT: Er fasst Besprechungen zusammen, entwirft Schreiben und Verfahrensanweisungen und wertet Tabellen aus. Mit Copilot Studio entstehen eigene KI-Agenten, für die ärztliche Dokumentation gibt es mit Dragon Copilot ein eigenes Produkt. Voraussetzungen für einen sicheren Einsatz sind saubere Berechtigungen, klare Regeln für Patientendaten, eine Datenschutz-Folgenabschätzung und geschulte Beschäftigte.

Stand: Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Copilot kennt alles, worauf eine Person in Microsoft 365 Zugriff hat – zu weit gefasste Berechtigungen werden mit Copilot sichtbar.
• Eingaben und Antworten werden nach Microsofts Angaben nicht zum Training der Basismodelle verwendet; Websuchen über Bing fallen aber nicht unter die EU-Datengrenze.
• Dragon Copilot erstellt aus Arzt-Patienten-Gesprächen Notizen und Arztbriefe; die Ärztin oder der Arzt prüft und gibt frei.
• Die KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025 KI-Kompetenz der Beschäftigten – Schulung ist damit Pflicht, nicht Kür.
• Sinnvoll ist ein Start mit einer Pilotgruppe und messbaren Zielen statt einer Lizenz für alle.

Welcher Copilot ist gemeint?

Kurze Antwort

„Copilot“ ist bei Microsoft ein Sammelname. Für Krankenhäuser sind vor allem fünf Angebote wichtig: Copilot Chat, Microsoft Copilot mit Lizenz, Copilot Studio, Dragon Copilot und GitHub Copilot.

Microsoft hat die Produkte umbenannt: Aus Microsoft 365 Copilot wurde Microsoft Copilot, aus Microsoft 365 Copilot Chat wurde Microsoft Copilot Chat. In Lizenzen und Verträgen tauchen die alten Namen teilweise noch auf.

Die Copilot-Angebote im Überblick

Angebot	Was es kann	Typische Nutzer im Krankenhaus
Microsoft Copilot Chat	KI-Chat mit Unternehmensdatenschutz, ohne Suche in E-Mails und Dokumenten des Hauses	Alle Beschäftigten mit Microsoft-365-Konto
Microsoft Copilot (lizenziert)	Arbeitet in Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint mit den eigenen Dokumenten, E-Mails und Besprechungen	Verwaltung, QM, Controlling, Personal, Leitungen
Copilot Studio	Eigene KI-Agenten bauen, etwa für Fragen zu Verfahrensanweisungen	IT, Digitalisierung, Fachbereiche
Dragon Copilot	Klinische Dokumentation per Sprache und Umgebungsaufnahme	Ärztlicher Dienst, Pflege
GitHub Copilot	Unterstützung beim Programmieren	Softwareentwicklung, Schnittstellenteams

Zwölf Einsatzmöglichkeiten für Copilot im Krankenhaus

Kurze Antwort

Überall dort, wo viel geschrieben, abgestimmt und ausgewertet wird: in Verwaltung, Leitung, Qualitätsmanagement, Controlling, Personal, IT und Projektarbeit. Mit Copilot Studio kommen eigene Agenten hinzu, mit Dragon Copilot die klinische Dokumentation.

Copilot liefert Entwürfe, keine fertigen Ergebnisse. Fachliche Aussagen, Zahlen und Zitate prüft immer ein Mensch.

E-Mails und Korrespondenz in Outlook

Copilot fasst lange E-Mail-Verläufe zusammen und entwirft Antworten. Beispiel: Zu einer geplanten Umstrukturierung gehen Dutzende Rückfragen ein; Copilot bündelt die Kernpunkte und schlägt eine Sammelantwort vor.

Besprechungen in Teams zusammenfassen

Aus Besprechungen entstehen Zusammenfassungen, Beschlüsse und offene Aufgaben. Beispiel: Nach der Projektsitzung zur Einführung eines neuen Krankenhausinformationssystems liegt ein Protokollentwurf vor, den die Projektleitung prüft und verteilt. Aufzeichnung und Transkription brauchen klare Regeln und die Information der Teilnehmenden.

Konzepte und Richtlinien in Word

Copilot gliedert, formuliert und überarbeitet Dokumente. Beispiel: Die IT entwirft ein Konzept für eine neue Sicherheitslösung; Copilot schlägt Gliederung und erste Abschnitte vor.

Präsentationen für Geschäftsführung und Gremien

Aus vorhandenen Dokumenten entstehen Präsentationsentwürfe. Beispiel: Ein Digitalisierungsprojekt wird der Geschäftsführung mit Ausgangslage, Zielen, Zeitplan und Nutzen vorgestellt.

Auswertungen in Excel

Copilot erklärt Tabellen, schlägt Formeln vor und findet Auffälligkeiten. Beispiel: Das Controlling prüft die monatliche Entwicklung von Sachkosten und lässt Abweichungen beschreiben. Für wiederkehrende Managementberichte ist Power BI die bessere Grundlage.

Wissen schneller finden

Copilot durchsucht Dokumente, auf die eine Person Zugriff hat, und nennt die Fundstellen. Beispiel: Eine Mitarbeiterin fragt nach dem Ablauf für einen Fortbildungsantrag und erhält die Antwort mit Verweis auf die gültige Dienstanweisung. Die Qualität steht und fällt mit aktuellen Dokumenten und richtigen Berechtigungen.

Personal und Einarbeitung

Stellenanzeigen, Einarbeitungspläne und Schulungsunterlagen entstehen schneller. Beispiel: Für neue Beschäftigte entsteht ein Einarbeitungsleitfaden mit IT-Zugängen, Abläufen und Ansprechpersonen. Beschäftigtendaten bleiben dabei außen vor.

Qualitätsmanagement und Verfahrensanweisungen

Copilot vergleicht Fassungen, fasst Änderungen zusammen und vereinheitlicht Formulierungen. Beispiel: Bei der Überarbeitung einer Verfahrensanweisung zeigt Copilot die Änderungen gegenüber der alten Fassung übersichtlich an.

Projektberichte und Statusmeldungen

Copilot fasst Projektunterlagen zu Statusberichten zusammen. Beispiel: Das Projektteam erstellt den Monatsbericht zur Einführung einer neuen Anwendung aus Protokollen und Aufgabenlisten.

IT-Support mit einem Agenten aus Copilot Studio

Ein Agent beantwortet Standardfragen und leitet bei Bedarf an den Service-Desk weiter. Beispiel: Eine Pflegekraft fragt nach der Einrichtung der Mehr-Faktor-Anmeldung und erhält die passende Anleitung. Sicherheitskritische Aktionen wie Berechtigungsänderungen bleiben beim Service-Desk.

Anträge und Verwaltungsabläufe mit Agenten

Agenten aus Copilot Studio können zusammen mit Power Automate Angaben erfassen und Anträge vorbereiten. Beispiel: Ein Agent nimmt die Anforderung eines Standard-Arbeitsplatzes auf, prüft die Pflichtangaben und legt den Antrag zur Freigabe vor. Die Freigabe trifft ein Mensch.

Klinische Dokumentation mit Dragon Copilot

Für Arztbriefe, Epikrisen und Gesprächsnotizen ist nicht der Bürocopilot gedacht, sondern Dragon Copilot. Beispiel: Aus dem Aufnahmegespräch entsteht mit Einverständnis der Patientin ein strukturierter Dokumentationsentwurf, den die Ärztin prüft und freigibt. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Microsoft Copilot oder Dragon Copilot: Was eignet sich wofür?

Kurze Antwort

Microsoft Copilot ist für Büro- und Wissensarbeit gedacht, Dragon Copilot für die klinische Dokumentation. Für die Verwaltung ist Microsoft Copilot der naheliegende Einstieg, für Arztbriefe und Gesprächsnotizen Dragon Copilot.

Gegenüberstellung

Kriterium	Microsoft Copilot	Dragon Copilot
Schwerpunkt	Büro- und Wissensarbeit	Klinische Dokumentation
Typische Nutzer	Verwaltung, IT, Controlling, Leitungen	Ärztlicher Dienst, Pflege
Datenquellen	E-Mails, Dokumente, Besprechungen in Microsoft 365	Arzt-Patienten-Gespräche und Diktate
Ergebnisse	Texte, Zusammenfassungen, Auswertungen, Präsentationen	Notizen, Arztbriefe, Epikrisen, Zusammenfassungen
Für medizinische Entscheidungen	Nicht vorgesehen	Entwurf, Freigabe durch Ärztin oder Arzt
Einbindung	Microsoft 365	Klinische Abläufe und Dokumentationssysteme

Dragon Copilot vereint die Spracherkennung von Dragon Medical One mit der Umgebungsaufnahme von Gesprächen: Mit Einverständnis der Patientinnen und Patienten erfasst er das Gespräch per Raummikrofon oder Smartphone und erstellt daraus strukturierte Notizen. Nach einer Pilotphase an der Charité Berlin, dem Universitätsklinikum Mannheim, dem Klinikum Stuttgart, dem Klinikum Region Hannover und dem BG Klinikum Bergmannstrost Halle ist er seit dem 7. Oktober 2025 in Deutschland allgemein verfügbar.

Für die Einführung zählen andere Fragen als beim Bürocopilot: Einwilligung und Information der Patientinnen und Patienten, Anbindung an das Krankenhausinformationssystem, Freigabeprozesse in der Dokumentation und die Akzeptanz im ärztlichen und pflegerischen Dienst.

Ist Microsoft Copilot im Krankenhaus datenschutzkonform?

Kurze Antwort

Er kann es sein. Microsoft verarbeitet Eingaben und Antworten als Auftragsverarbeiter und nutzt sie nicht zum Training der Basismodelle. Ob der Einsatz zulässig ist, hängt aber von den Einstellungen, den Berechtigungen und den Regeln des Krankenhauses ab.

Was Microsoft zusagt:

• Auftragsverarbeitung: Eingaben und Antworten fallen unter das Data Protection Addendum und die Produktbedingungen, wie E-Mails in Exchange und Dateien in SharePoint.
• Kein Training: Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.
• Berechtigungen und Richtlinien: Copilot beachtet Zugriffsrechte, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien; Interaktionen lassen sich protokollieren.

Worauf Krankenhäuser achten müssen:

• Websuche: Suchanfragen an Bing fallen nicht unter die EU-Datengrenze; Microsoft ist dafür eigenständig Verantwortlicher. Die Websuche lässt sich zentral einschränken.
• Weitere KI-Modelle: Modelle von Anthropic sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Ob sie im eigenen Mandanten zugelassen werden, entscheidet die IT.
• Überberechtigungen: Copilot zeigt alles, was eine Person sehen darf. Zu weit freigegebene Ordner, Teams und SharePoint-Seiten mit Personal- oder Patientendaten werden plötzlich auffindbar. Vor dem Start gehören Freigaben auf den Prüfstand.
• Gesundheitsdaten und Schweigepflicht: Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Für den Einsatz ist in aller Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 35 DSGVO). Wer Dienstleister einbindet, muss zudem die Vorgaben zur Schweigepflicht nach § 203 StGB beachten.
• Mitbestimmung: Copilot protokolliert Nutzung und kann Verhalten auswertbar machen. Eine Dienstvereinbarung mit Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung schafft Klarheit.

Fragen für die Datenschutz-Folgenabschätzung

• Welche Daten verarbeitet Copilot im geplanten Einsatz – und gehören Gesundheits- oder Beschäftigtendaten dazu?
• Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck?
• Welche Dienste und Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt, wo werden Daten verarbeitet?
• Welche Lösch-, Protokollierungs- und Zugriffsregeln gelten?
• Welche Funktionen (Websuche, weitere Modelle, Agenten) werden freigeschaltet?

Welche technischen Voraussetzungen braucht Copilot?

Kurze Antwort

Eine aktuelle Microsoft-365-Umgebung mit passenden Lizenzen, eine saubere Identitäts- und Rechteverwaltung, Regeln zur Kennzeichnung und Aufbewahrung von Daten und die Einbindung in das Informationssicherheitsmanagement.

• Lizenzen: Copilot Chat ist in vielen Microsoft-365-Verträgen nutzbar; Microsoft Copilot mit Zugriff auf eigene Dokumente, E-Mails und Besprechungen erfordert eine Zusatzlizenz je Person. Die aktuellen Bedingungen stehen in Microsofts Produktbedingungen.
• Identitäten und Zugriffe: Microsoft Entra ID mit Mehr-Faktor-Anmeldung, rollenbasierten Berechtigungen und abgesicherten Administratorkonten.
• Daten-Governance: Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsrichtlinien und Protokollierung mit Microsoft Purview; vorher Freigaben in SharePoint, Teams und OneDrive bereinigen.
• Informationssicherheit: Copilot gehört in das Informationssicherheitsmanagement – für Krankenhäuser gelten § 391 SGB V und, je nach Größe, das BSI-Gesetz. Mehr im Artikel Cybersecurity im Krankenhaus.

Was verlangt die KI-Verordnung?

Kurze Antwort

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Betreiber von KI-Systemen nach Artikel 4 der KI-Verordnung dafür sorgen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Wer Copilot einführt, muss die Beschäftigten also schulen.

Für Copilot in Verwaltung und Organisation gelten in der Regel keine Hochrisiko-Pflichten. Das ändert sich, sobald KI medizinische Entscheidungen beeinflusst: Dann kommen Medizinprodukterecht und strengere Pflichten der KI-Verordnung ins Spiel. Mehr dazu im Artikel KI im Krankenhaus.

Zur KI-Kompetenz gehört mehr als das Bedienen der Oberfläche: verstehen, wie Sprachmodelle arbeiten, Ergebnisse kritisch prüfen, Halluzinationen erkennen, Datenschutzregeln anwenden und wissen, wofür Copilot nicht eingesetzt werden darf.

Was kostet Microsoft Copilot im Krankenhaus?

Kurze Antwort

Neben den Lizenzen kosten vor allem Vorbereitung, Einführung und Schulung. Statt alle Beschäftigten zu lizenzieren, lohnt sich ein Start mit den Rollen, die viel schreiben, abstimmen und auswerten.

Kostenblöcke über die Lizenz hinaus:

• Prüfung und Bereinigung von Berechtigungen
• Datenschutz-Folgenabschätzung und Sicherheitsbewertung
• Technische Einrichtung, etwa Vertraulichkeitsbezeichnungen und Richtlinien
• Entwicklung eigener Agenten mit Copilot Studio
• Schulungen und Begleitung der Anwenderinnen und Anwender
• Laufender Betrieb, Support und Qualitätskontrolle

Ob sich Copilot rechnet, zeigt erst der Pilot: gemessene Zeitersparnis je Rolle gegen Lizenz- und Betriebskosten.

Welche Risiken gibt es – und wie begegnet man ihnen?

Kurze Antwort

Die größten Risiken sind falsche Antworten, zu weit gefasste Berechtigungen, unkontrollierte KI-Nutzung, fehlender Nutzen und fehlende Akzeptanz. Gegenmittel sind Prüfregeln, aufgeräumte Rechte, eine klare Richtlinie, messbare Ziele und Schulung.

Risiko	Gegenmaßnahme
Falsche oder unvollständige Antworten	Ergebnisse prüfen, besonders bei Recht, Finanzen und Medizin; Quellen anzeigen lassen
Zu weit gefasste Berechtigungen	Freigaben vor dem Start bereinigen, Vertraulichkeitsbezeichnungen nutzen
Schatten-KI mit privaten Diensten	Freigegebenes Werkzeug anbieten, Nutzungsrichtlinie bekannt machen
Kein messbarer Nutzen	Einsatzfälle mit Kennzahlen auswählen, Pilot auswerten
Geringe Nutzung	Schulung, feste Ansprechpersonen, Austausch über gute Beispiele

Wie führen Krankenhäuser Copilot sicher ein?

Kurze Antwort

In sechs Schritten: Einsatzfälle auswählen, Daten und Berechtigungen prüfen, Regeln schaffen, mit einer Pilotgruppe starten, Beschäftigte schulen und erst nach der Auswertung ausweiten.

1. Einsatzfälle auswählen: Welche Aufgaben sollen schneller oder besser werden? Gute Startpunkte sind Besprechungsprotokolle, Verfahrensanweisungen und Berichte.
2. Daten und Berechtigungen prüfen: Freigaben in SharePoint, Teams und OneDrive bereinigen, Vertraulichkeitsbezeichnungen für Personal- und Patientendaten einführen.
3. Regeln schaffen: Datenschutz-Folgenabschätzung, Nutzungsrichtlinie (was darf hinein, was nicht), Einstellungen zur Websuche und zu weiteren Modellen, Dienstvereinbarung.
4. Mit einer Pilotgruppe starten: zwei bis drei Bereiche mit klaren Aufgaben und Kennzahlen.
5. Schulen und begleiten: Grundlagen generativer KI, gute Prompts, Ergebnisse prüfen, Datenschutz und Grenzen – für alle; vertiefende Schulungen für Schlüsselrollen.
6. Auswerten und ausweiten: Zeitersparnis, Qualität, Korrekturbedarf und Nutzung messen, dann über weitere Bereiche entscheiden.

Beispiel: Copilot-Pilot in einer Krankenhausverwaltung

Das folgende Szenario ist erfunden und dient der Veranschaulichung.

Ein Krankenhaus mit 800 Beschäftigten will Copilot zunächst in der Verwaltung erproben. 30 Beschäftigte aus IT, Verwaltung, Personal und Projektmanagement erhalten für drei Monate eine Lizenz und eine eintägige Schulung.

• Einsatzfälle: Besprechungsprotokolle, Verwaltungsschreiben, E-Mail-Korrespondenz, Suche in Richtlinien, Projektstatusberichte.
• Kennzahlen: Zeitaufwand je Aufgabe vorher und nachher, Korrekturbedarf, Zufriedenheit, tatsächliche Nutzung, Lizenz- und Betriebskosten.
• Entscheidung: Nach drei Monaten wertet die Projektgruppe die Kennzahlen aus und entscheidet, welche Rollen dauerhaft eine Lizenz erhalten.

Welche Copilot-Schulung passt zu welcher Rolle?

Kurze Antwort

Anwenderinnen und Anwender starten mit einem eintägigen Seminar zu generativer KI und Copilot, die IT lernt Administration und Absicherung, Fachleute für Digitalisierung bauen eigene Agenten mit Copilot Studio, und Führungskräfte planen die Einführung.

Schulungen nach Rolle

Rolle	Passende Schulung	Dauer
Verwaltung, QM, Controlling, Personal	AB-730 Generative KI in Geschäftsprozessen mit Microsoft Copilot	1 Tag
Geschäftsführung, Leitungen, Projektverantwortliche	AB-731 KI-Transformation in der Organisation	1 Tag
IT-Administration (Einstieg)	AB-900 Microsoft 365 und KI-Administration	1 Tag
IT-Administration (vertieft)	AB-650 Microsoft 365 und KI-Dienste administrieren	3 Tage
Digitalisierung, Fachanwendungen	AB-620 KI-Agenten mit Copilot Studio	3 Tage
Controlling und Berichtswesen	Fortgeschrittene Datenanalyse mit Power BI und Copilot	2 Tage
Alle Berufsgruppen mit Interesse an KI im Gesundheitswesen	KI im Gesundheitswesen	1 Tag

Alle Seminare gibt es als offenen Kurs online oder vor Ort und als Firmenseminar für das eigene Team – dann mit Beispielen aus dem eigenen Haus. Welche Schulung zur eigenen Rolle passt, zeigt auch der Seminarberater.

Fazit

Microsoft Copilot kann Krankenhäuser spürbar entlasten – vor allem dort, wo viel geschrieben, abgestimmt und ausgewertet wird. Mit Copilot Studio lassen sich wiederkehrende Abläufe zusätzlich mit eigenen Agenten unterstützen, für die ärztliche Dokumentation ist Dragon Copilot das passende Werkzeug. Entscheidend für den Erfolg sind aufgeräumte Berechtigungen, klare Regeln für Patientendaten, ein Pilot mit messbaren Zielen und geschulte Beschäftigte. Wer so vorgeht, erfüllt zugleich die Pflicht zur KI-Kompetenz aus der KI-Verordnung. Unterstützung bei Konzept, Einführung und Schulung bietet die KI-Beratung für das Gesundheitswesen.

Quellen

1. Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat. Microsoft Learn, Stand Mai 2026: Auftragsverarbeitung, kein Training der Basismodelle, EU-Datengrenze und Ausnahmen, Umbenennung.
2. Nach erfolgreicher Pilotphase: Microsoft Dragon Copilot für Deutschlands Kliniken und Praxen ab sofort allgemein verfügbar. Microsoft Deutschland, 7. Oktober 2025.
3. Microsoft’s AI assistant Dragon Copilot available in German clinics. heise online.
4. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Art. 4 (KI-Kompetenz) und Art. 113 (Geltungsbeginn).
5. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Art. 9 und 35.
6. § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen. Bundesministerium der Justiz.
7. § 391 SGB V – IT-Sicherheit in Krankenhäusern. Bundesministerium der Justiz.

Passende Schulungen

Vertiefen Sie das Thema mit Ihrem Team – im offenen Seminar oder als Inhouse-Schulung.

• AB-730 Transform business workflows with generative AI (AB-730T00)1 Tag · nächster Termin 26.10.2026
• AB-900 Introduction to Microsoft 365 and AI administration (AB-900T00)1 Tag · nächster Termin 26.10.2026
• AB-620 Design and build integrated AI agent solutions in Copilot Studio (AB-620T00)3 Tage · nächster Termin 26.–28.10.2026
• Alle Seminare: Künstliche IntelligenzTermine, Inhalte und Inhouse-Angebote