Digitalisierung in der Pflege: TI-Anbindung, ePA und KIM

Kurze Antwort

Die Digitalisierung in der Pflege beginnt mit dem Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI). Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen mussten dafür bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen erfüllen (§ 341 Abs. 8 SGB V). Mit Institutionskarte, Heilberufsausweis und Konnektor oder TI-Gateway können sie sicher per KIM mit Praxen und Kliniken kommunizieren und die elektronische Patientenakte (ePA) nutzen. Die Kosten werden über eine monatliche TI-Pauschale erstattet.

Stand: November 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Die Frist zur TI-Anbindung für Pflegeeinrichtungen nach dem SGB XI ist am 1. Juli 2025 abgelaufen; für häusliche Krankenpflege und außerklinische Intensivpflege gilt dieselbe Frist.
• Benötigt werden eine SMC-B, mindestens ein eHBA, Konnektor oder TI-Gateway, Kartenterminals und eine TI-fähige Pflegesoftware.
• Die TI-Pauschale nach § 106b SGB XI deckt Ausstattung und Betrieb; ohne funktionsfähiges KIM wird sie gekürzt.
• Zusätzlich fördert § 8 Abs. 8 SGB XI digitale Ausstattung und Schulungen mit bis zu 12.000 Euro je Einrichtung.
• Die ePA dient der Information, KIM und TI-Messenger der Kommunikation.
• Datenschutz und IT-Sicherheit gehören von Anfang an in das Projekt, nicht erst nach dem Anschluss.

Ist die TI-Anbindung für Pflegeeinrichtungen Pflicht?

Kurze Antwort

Ja. § 341 Abs. 8 SGB V verpflichtet ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen nach dem SGB XI, bis zum 1. Juli 2025 alle Voraussetzungen für den Anschluss an die TI und den Zugriff auf die ePA zu erfüllen. Für Pflegedienste mit häuslicher Krankenpflege kommen Pflichten aus § 360 SGB V hinzu.

Die TI ist ein geschlossenes Netz, zu dem nur registrierte Personen und Institutionen Zugang erhalten. Sie verbindet Pflegeeinrichtungen mit Arztpraxen, Krankenhäusern, Apotheken und Krankenkassen. Für die Pflege sind vor allem diese Fristen wichtig:

Wer	Pflicht	Frist	Grundlage
Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen (SGB XI)	Voraussetzungen für TI-Anschluss und ePA-Zugriff	1. Juli 2025	§ 341 Abs. 8 SGB V
Erbringer häuslicher Krankenpflege (§ 37 SGB V) und außerklinischer Intensivpflege (§ 37c SGB V)	Anschluss an die TI für den Abruf elektronischer Verordnungen	1. Juli 2025	§ 360 Abs. 8 SGB V
Dieselben Leistungserbringer	Leistungen auch auf Grundlage elektronischer Verordnungen erbringen	1. Juli 2026	§ 360 Abs. 5 SGB V

Das Bundesgesundheitsministerium kann die Fristen des § 360 SGB V per Rechtsverordnung verlängern. Prüfen Sie deshalb vor Projektentscheidungen den aktuellen Stand. Eine unmittelbare Sanktion für Pflegeeinrichtungen enthält § 341 Abs. 8 SGB V nicht. Wirtschaftlich wirkt die Pflicht trotzdem: Die TI-Pauschale gibt es nur für angeschlossene Einrichtungen (siehe unten).

Was braucht eine Pflegeeinrichtung für die TI?

Kurze Antwort

Eine Institutionskarte (SMC-B), mindestens einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), einen Zugang über Konnektor oder TI-Gateway mit VPN-Zugangsdienst, E-Health-Kartenterminals, eine TI-fähige Pflegesoftware und einen KIM-Dienst. Die Reihenfolge ist wichtig: Ohne eHBA keine SMC-B.

Baustein	Zweck	Hinweis aus der Praxis
eHBA	Digitaler Ausweis einer Pflegefachperson, Verschlüsselung, qualifizierte elektronische Signatur	Für die Pflege vom eGBR in Münster ausgegeben; Voraussetzung für die SMC-B
SMC-B	Institutionskarte, „Schlüssel“ der Einrichtung zur TI	Rechtzeitig vor dem Installationstermin beantragen und freischalten
Konnektor oder TI-Gateway	Eigentlicher Zugang zur TI	Konnektor als Gerät vor Ort (Nutzungszeit meist fünf Jahre) oder TI-Gateway aus einem Rechenzentrum mit zentraler Wartung
VPN-Zugangsdienst	Verschlüsselte Verbindung	Oft als Paket mit Konnektor und Kartenterminal; beim TI-Gateway vom Gateway-Anbieter
E-Health-Kartenterminal	Liest Gesundheitskarte, eHBA und SMC-B	Bei mehreren Wohnbereichen oder Standorten oft mehrere Geräte
Pflegesoftware	Primärsystem, das die TI-Anwendungen nutzt	In der Regel ist ein Update nötig
KIM-Dienst	Sichere E-Mail innerhalb der TI	Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter

Die gematik empfiehlt, den Anschluss früh mit dem IT-Dienstleister zu planen. Für den Installationstag sollten Zugangsdaten zu Router, Internetanschluss und Pflegesoftware sowie die PIN-Briefe bereitliegen. Karten und PIN-Briefe gehören getrennt und geschützt aufbewahrt.

Wie wird die TI-Anbindung refinanziert?

Kurze Antwort

Über die monatliche TI-Pauschale nach § 106b SGB XI. Sie erstattet Ausstattungs- und Betriebskosten und wird beim GKV-Spitzenverband beantragt. Ergänzend gibt es einen einmaligen Zuschuss für digitale Ausstattung nach § 8 Abs. 8 SGB XI.

TI-Pauschale. Die Einzelheiten regelt die Finanzierungsvereinbarung zwischen dem GKV-Spitzenverband und den Verbänden der Pflegeeinrichtungen. Die Pauschale besteht aus einer Grundpauschale und zwei Zuschlagspauschalen; bei Inkrafttreten zum 1. Juli 2023 betrugen sie 192,80 Euro und je 7,20 Euro im Monat. Die Höhe wird seitdem jährlich angepasst. Wichtige Regeln aus der Vereinbarung:

• Die Einrichtung weist Anschluss und Ausstattung per Eigenerklärung im Antragsportal des GKV-Spitzenverbands nach und meldet sich dort mit der SMC-B an.
• Voraussetzung ist unter anderem, dass KIM in der aktuellen Version unterstützt wird. Je fehlender Anwendung wird die Pauschale um 50 Prozent gekürzt, ohne TI-Anschluss entfällt sie.
• Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb eines Jahres geltend gemacht werden.
• Hat eine Einrichtung zusätzlich Verträge nach dem SGB V, wird die Pauschale nur einmal gezahlt. Bei einem Gesamtversorgungsvertrag für mehrere Einrichtungen eines Trägers hat jede Einrichtung einen eigenen Anspruch.

Förderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI. Jede ambulante und stationäre Pflegeeinrichtung kann für digitale oder technische Ausrüstung und zugehörige Schulungen einen einmaligen Zuschuss erhalten: bis zu 40 Prozent der Ausgaben, höchstens 12.000 Euro, in den Jahren 2019 bis 2030. Das Gesetz nennt unter anderem IT- und Cybersicherheit, Qualitätsmanagement, Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit mit Ärztinnen und Ärzten als Einsatzzwecke. Gefördert werden auch Fortbildungen zu digitalen Kompetenzen von Pflegekräften in der Langzeitpflege. Ausgezahlt wird der Zuschuss über eine Pflegekasse.

Wofür nutzt die Pflege KIM?

Kurze Antwort

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist ein sicherer E-Mail-Dienst innerhalb der TI. Pflegeeinrichtungen tauschen darüber Nachrichten und Dokumente mit Arztpraxen, Krankenhäusern und anderen Einrichtungen aus, die ebenfalls an die TI angebunden sind.

Den Anschluss beauftragen Sie bei einem zugelassenen KIM-Anbieter; nach der Registrierung erhält die Einrichtung eine eigene KIM-Adresse. Typische Einsatzfälle im Pflegealltag:

• Rückfragen an die Hausarztpraxis zur Medikation oder zu verordneten Maßnahmen,
• Übermittlung von Informationen bei Verlegung oder Entlassung,
• Austausch mit Therapeutinnen und Therapeuten sowie Apotheken, soweit diese angebunden sind.

Die gematik unterscheidet klar: Die ePA dient der Information, nicht der Kommunikation. Für Rückfragen sollen Pflegeeinrichtungen KIM nutzen, für kurze Abstimmungen den TI-Messenger. Legen Sie intern fest, wer das KIM-Postfach liest, wie Vertretungen geregelt sind und wie eingehende Dokumente in die Pflegedokumentation gelangen. Ein Postfach, das nur eine Person kennt, wird im Alltag schnell zum Engpass.

Wie nutzen Pflegeeinrichtungen die ePA?

Kurze Antwort

Liest die Einrichtung die Gesundheitskarte der pflegebedürftigen Person ein, entsteht ein Behandlungskontext. Für 90 Tage dürfen Fachpflegepersonen dann Dokumente in der ePA lesen und Daten zur pflegerischen Versorgung hochladen.

Die ePA für alle steht gesetzlich Versicherten seit 2025 zur Verfügung, sofern sie nicht widersprechen. Für Pflegeeinrichtungen gilt nach den Informationen der gematik:

• Wer: Nur examinierte Fachpflegepersonen (drei- oder einjährige Ausbildung) dürfen zugreifen.
• Wann: Nur im Behandlungskontext. Er entsteht durch das Einlesen der Gesundheitskarte; eine PIN der pflegebedürftigen Person ist nicht nötig. Voraussetzung ist die TI-Anbindung mit SMC-B.
• Wie lange: Standardmäßig 90 Tage. Versicherte oder ihre Vertretung können den Zeitraum in der ePA-App anpassen, von einem Tag bis unbefristet. Bei langer Betreuung kann ein unbefristeter Zugriff sinnvoll sein.
• Lesen: unter anderem Befunde, Arztbriefe, die elektronische Medikationsliste, Laborbefunde und Notfalldaten.
• Schreiben: Daten zur pflegerischen Versorgung hochladen, aktualisieren und löschen, als PDF/A und derzeit bis 25 MB je Dokument.

Versicherte können der ePA insgesamt oder dem Zugriff einzelner Einrichtungen widersprechen und Dokumente verbergen. Die ePA ist daher nie vollständig, und die eigene Pflegedokumentation bleibt maßgeblich. Das Bundesgesundheitsministerium stellt klar, dass Pflegedaten auf Wunsch der Versicherten eingestellt werden können; eine Pflicht dazu besteht nicht. Die gematik empfiehlt interne Regeln: Wann wird in die ePA geschaut, was wird in das eigene System übernommen, und wie werden Bewohnerinnen, Bewohner und Angehörige informiert?

Wie wird die Pflegedokumentation digital?

Kurze Antwort

Die Pflegesoftware ist das Primärsystem, über das KIM, ePA und künftig weitere TI-Anwendungen genutzt werden. Digitale Dokumentation lohnt sich, wenn Abläufe und Schnittstellen vorher geklärt sind.

Die TI allein spart noch keine Zeit. Der Nutzen entsteht, wenn Informationen ohne Medienbruch fließen: Ein Entlassbrief aus der ePA wird nicht ausgedruckt und abgetippt, sondern im Pflegesystem abgelegt. Eine KIM-Nachricht landet in der Akte der betreffenden Person. Prüfen Sie deshalb:

1. Funktionsumfang der Pflegesoftware: Welche TI-Anwendungen unterstützt sie heute, welche sind angekündigt?
2. Mobile Dokumentation: Wie dokumentieren Mitarbeitende im ambulanten Dienst unterwegs, und wie sind die Geräte abgesichert?
3. Schnittstellen: Wie werden Dienstplanung, Abrechnung und Dokumentation verbunden, ohne Daten doppelt zu pflegen?
4. Berechtigungen: Wer darf welche Daten sehen? Das Rollenkonzept der Software sollte die Regeln zur ePA abbilden.
5. Ausfallkonzept: Wie arbeitet die Einrichtung weiter, wenn Software oder Internet ausfallen?

Wie digitale Assistenz und KI die Dokumentation künftig entlasten können, beschreibt der Artikel KI in der Pflege. Einen Überblick über das Gesamtbild gibt der Beitrag Was bedeutet Digitalisierung im Gesundheitswesen?.

Was gilt für Datenschutz und IT-Sicherheit?

Kurze Antwort

Pflegeeinrichtungen verarbeiten Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Sie müssen nach Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen und Datenschutzverletzungen in der Regel binnen 72 Stunden melden (Art. 33 DSGVO).

Mit der TI-Anbindung wächst die Verantwortung. Wichtige Punkte:

• Karten und PINs: SMC-B, eHBA und PIN-Briefe getrennt und geschützt aufbewahren; ein eHBA ist personengebunden und wird nicht weitergegeben.
• Berechtigungen: ePA-Zugriffe auf berechtigte Fachpflegepersonen beschränken und regelmäßig prüfen.
• Netz und Geräte: Konnektor oder TI-Gateway, Arbeitsplätze und mobile Geräte aktuell halten; Fernwartung durch Dienstleister vertraglich und technisch absichern.
• Information der Betroffenen: Datenschutzhinweise um ePA und KIM ergänzen.
• Sensibilisierung: Gefälschte E-Mails und Anrufe zielen auf Mitarbeitende, nicht nur auf Technik. Regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeitenden gehören dazu; § 8 Abs. 8 SGB XI nennt IT- und Cybersicherheit ausdrücklich als förderfähigen Zweck.

Ob eine Pflegeeinrichtung zusätzlich unter das NIS2-Umsetzungsgesetz fällt, hängt von ihren Leistungen und ihrer Größe ab. Einen Überblick gibt der Artikel KRITIS und NIS2 im Gesundheitswesen. Bei Sicherheitskonzept und Umsetzung unterstützt Sie unsere Cybersecurity-Beratung.

Wie gehen Sie in Schritten vor?

Kurze Antwort

Bestand aufnehmen, Karten beantragen, Zugang und Software umsetzen, Pauschale beantragen, Abläufe festlegen, Mitarbeitende schulen und den Betrieb absichern.

1. Bestand aufnehmen: Welche Verträge (SGB XI, SGB V) hat die Einrichtung, welche Komponenten sind vorhanden, was kann die Pflegesoftware?
2. Karten beantragen: Zuerst eHBA für mindestens eine Pflegefachperson, dann die SMC-B beim eGBR. Lieferzeiten einplanen.
3. Zugang wählen: Konnektor vor Ort oder TI-Gateway; Angebote mit dem IT-Dienstleister vergleichen, Kartenterminals je Bereich planen.
4. KIM einrichten: Vertrag mit einem KIM-Anbieter, Postfachverantwortung und Vertretung festlegen.
5. Refinanzierung sichern: TI-Pauschale im Antragsportal des GKV-Spitzenverbands beantragen, Nachweise ablegen, Zuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI prüfen.
6. Abläufe regeln: Wer liest die ePA wann, was wird übernommen, wie werden Bewohnerinnen, Bewohner und Angehörige informiert?
7. Schulen und absichern: Mitarbeitende in Anwendungen, Datenschutz und IT-Sicherheit schulen; Berechtigungen und Updates regelmäßig prüfen.

Welche Schulungen unterstützen die Einführung?

Kurze Antwort

Die Einführung gelingt, wenn Leitung, Fachkräfte und IT-Verantwortliche Datenschutz, IT-Sicherheit und digitale Arbeitsweisen beherrschen. Passend sind diese Seminare:

Aufgabe	Passendes Seminar	Dauer
Gesundheitsdaten, Systeme und TI-Komponenten absichern (IT-Verantwortliche)	Healthcare-Security	3 Tage
Datenschutz bei ePA, KIM und Pflegedokumentation verantworten	EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)	3 Tage
Alle Mitarbeitenden für Phishing und sicheren Umgang mit Karten und PINs sensibilisieren	IT-Security Awareness	1 Tag
Digitale Assistenz und KI in Pflegeabläufen einordnen	KI in der Pflege	1 Tag
Gesundheitsdaten und digitale Infrastruktur im Zusammenhang verstehen (Leitung, Projektverantwortliche)	KI im Gesundheitswesen	1 Tag

Alle Seminare sind auch als Inhouse-Schulung möglich. Weitere Angebote finden Sie unter Cybersecurity-Schulungen und KI-Schulungen.

Fazit

Die TI-Anbindung ist für Pflegeeinrichtungen keine Option mehr, sondern Pflicht, und sie wird über die TI-Pauschale refinanziert. Ihren Nutzen entfaltet sie aber erst, wenn KIM, ePA und Pflegesoftware in die täglichen Abläufe eingebunden sind: mit klaren Zuständigkeiten, gut geschulten Mitarbeitenden und einem Sicherheitskonzept, das Karten, Zugänge und Geräte umfasst. Wer diese Punkte Schritt für Schritt angeht, gewinnt Zeit in der Versorgung und schafft die Grundlage für weitere digitale Anwendungen. Bei Planung und Umsetzung unterstützen wir Sie gern über unser Kontaktformular.

Hinweis: Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen

1. § 341 SGB V – Elektronische Patientenakte. Bundesministerium der Justiz. Abs. 8.
2. § 360 SGB V – Elektronische Verordnungen. Bundesministerium der Justiz. Abs. 5 und 8.
3. § 106b SGB XI – Finanzierung der Telematikinfrastruktur in der Pflege. Bundesministerium der Justiz.
4. § 8 SGB XI – Gemeinsame Verantwortung. Bundesministerium der Justiz. Abs. 8.
5. TI-Finanzierungsvereinbarung Pflege nach § 106b SGB XI. GKV-Spitzenverband und Verbände der Pflegeeinrichtungen.
6. Onboardingcheckliste für Apotheken, Hebammen, Physiotherapiepraxen und Pflegeeinrichtungen. gematik, Stand Juni 2025.
7. Die ePA in der Pflege. gematik, Stand November 2025.
8. ePA für alle. Bundesministerium für Gesundheit.
9. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO). Art. 9, 32 und 33.

Passende Schulungen

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• Healthcare-Security – Patientendaten, Systeme und Versorgung sicher schützen3 Tage · nächster Termin 09.–11.11.2026
• EU-Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)3 Tage · nächster Termin 09.–11.11.2026
• IT-Security Awareness – Mitarbeitersensibilisierung1 Tag · nächster Termin 06.11.2026
• KI in der Pflege – Anwendungen, Arbeitsprozesse und digitale Assistenz1 Tag · nächster Termin 09.11.2026
• Alle Seminare: CybersecurityTermine, Inhalte und Inhouse-Angebote
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